Det är en bra fråga, eller hur? Hur ofta måste du bokföra i ditt företag?
Svaret är att det beror på. Det finns ett antal olika villkor som kan uppfyllas för att ge olika svar.
- Alla företag: man kan bokföra max 50 dagar efter utgången av månaden när affärshändelsen inträffade. Det innebär att de som har månadsmoms, och betalar momsen den 12 i andra månaden efter, kan bokföra senast då. Att det är just 50 dagar beror på att det momsen ska deklareras och betalas runt den 18 i januari och augusti. Detta för att dels ta hänsyn till alla helgdagar runt jul och nyår – folk ska helt enkelt ha möjlighet att ha lite ledigt i mellandagarna. I augusti handlar det om att semestrar normalt rullar fram till någon gång i augusti.
- Företag med omsättning under 3 miljoner: Bokföringen ska göras senast 50 dagar efter kvartalets utgång – förutsatt, naturligtvis, att man har momsredovisning kvartalsvis.
- Företag med under 1 miljon i omsättning, ingen EU-handel, max 50 verifikationer och max 250 affärshändelser får bokföra senast 60 dagar efter räkenskapsårets utgång.
- Enskilda firmor med årsmoms måste bokföras senast den dag inkomstdeklarationen ska vara inlämnad, vilket också är det datum momsdeklarationen måste lämnas in.
Vad betyder det i praktiken? Du måste bokföra senast när momsdeklarationen ska lämnas till Skatteverket. Samtidigt måste man se till vad som är praktiskt. Om du har en liten hobbyfirma fungerar det kanske att bokföra bara 1 gång per år. Men handen på hjärtat – kommer du ihåg allt du gjorde för ett halvår sedan? Personligen gör jag inte det. Och om jag då sitter med ett kvitto, en transaktion eller annat som hör ihop med mitt företags bokföring kan det vara svårt att komma ihåg vad det egentligen handlade om.
Enklast för dig är om du ser till att aldrig släppa ordningen. När du har ett kvitto, häfta fast det på ett A4-ark och sätt in det i en pärm i datumordning. Skriv gärna på papperet vad det handlar om, ifall det kanske inte är självklart. När du har en leverantörsfaktura, skriv gärna på fakturan när den betalas i samband med att du ordnar det på bankens hemsida. Och sätt in det i pärmen. Det tar bokstavligt talat några sekunder extra, och sparar massor av tid åt dig längre fram. Att det också gör din redovisningsbyrå nöjd är ju ett plus i kanten!
Och sist vill jag komma med ett tips: använd ALDRIG tejp för att fästa kvitton på ett papper! Tejp som sitter över text på kvitton förstör nämligen texten. Dessutom tenderar tejp att lossna ibland. Ett häftklammer håller däremot, och du behöver inte vara superförsiktigt för att undvika någon text.